PDCAで業務を効率化?!～業務改善を図るPDCAサイクルとは～

PDCAという言葉をご存じでしょうか？

PDCAは業務効率を高めるための管理手法であり、”PDCAサイクル”と呼ばれることも多いです。

今回のコラムではPDCAの意味やメリット・デメリット。また、近年注目されているOODAというフレームワークについてもご紹介します。

業務改善にぜひ取り入れてほしい手法のため、参考にしてみてください！

PDCAとは

PDCAとは、plan（計画） do（実行） check（評価） action（改善）のそれぞれの頭文字を取ったものです。

企業の業務効率化や業務改善による生産性向上を図るための考え方です。

plan→do→check→action→planのようにそれぞれの段階を繰り返し行うことを”PDCAサイクル”と呼びます。

計画し、実行したことについて評価を行い、改善してまた計画を行うサイクルを繰り返すことで業務の効率化を図ることに成功すると言われています。

業務だけでなく、普段の日常生活にも取り入れることのできるPDCAのそれぞれのプロセスについて詳しくご紹介します。

plan / 計画

目標を設定し、業務計画を作成する段階です。

計画で重要なのは”５W１H（いつ　どこで　誰が　何を　どのように）”の明確化と現実的な目標設定です。計画の精度を高めるために背景の情報収集や仮説も忘れずに行いましょう。

目標における情報収集、解決案、計画作成を行うのが計画の段階です。

do / 実行

Pで立てた計画を実行する段階です。

実行において重要なのは、記録を残すことです。

また、計画を実行したところで、必ず上手くいくとは限りません。途中で失敗する可能性も考えられます。そのため、初めから目標達成を目指して実行するのではなく、テストを行う気持ちで少しずつ計画を実行に移していきましょう。

どのような結果であっても必ず記録を残すことで、後の評価に繋げることが出来ます。

計画を段階的に実行し、記録を残すことが実行の段階です。

check / 評価

ｄで行った記録を基に、評価を行います。

始めに立てた目標に対して解決策は適切であるのかを客観的に判断します。

この際に、できるだけ数字を使って判断することが望ましいです。評価の精度が高いほどその後の改善効果も期待することができます。

記録を基に計画の際の予想と分析し、有効な解決策かを見極めることが評価の段階です。

action / 改善

目標達成を実現させるために活動内容を改善します。

計画と異なっている部分はどこか、評価で出た改善できる点はなにか、目標達成をするにはどうすれば良いのかを考えます。

改善点をまとめ、その改善点を踏まえて再び計画を立て、目標達成を目指します。

メリット・デメリット

• メリット

低予算で業務改善が見込める

➡PDCAを行うこと自体に予算はかかりません。そのため、多くの予算をかけずに業務改善を図ることが出来ます。

手法の確立前に結果を分析できる

➡テスト感覚で計画を実行するため、やり方や方法を確立させてしまう前に結果を分析し、改善につなげることが出来ます。また、効果的な策のみを本格化することができるため、無駄な予算や時間を使わずに業務改善が期待できます。

• デメリット

時間がかかる

➡何度もPDCAを繰り返し行うため、方法を確立させ効果が得られるまでに時間がかかることが多いです。早急な業務改善には向いていないでしょう。

新しいアイデアが浮かびにくい

➡最初に立てた計画をベースに改善を続けるため、全く新しいアイデアが浮かびにくく、前例主義になりがちです。そのため、革新的なアイデアを求める場合にはあまり向いていないと考えられます。

PDCAに代わる?!　”OODA”とは

近年、PDCAに代わる概念として”OODA（ウーダ）”というフレームワークが注目されているのをご存じですか？

OODAとはObserve（観察） Orient（判断）Decide（決定）Act（行動）のそれぞれの頭文字を取ったものであり、PDCAのように繰り返し行うことからOODAループと呼ばれることもあります。

OODAは元々軍事行動のオペレーションとして使用されていたため、迅速な判断や行動が求められる時に有効なワークです。スピード感があり、状況の変化に応じて柔軟に対応できるとして注目されています。

まとめ

いかがでしたか？

今回は”PDCA”についてと、新概念”OODA”についてご紹介しました。

PDCAとOODAを上手く使い分けることで業務の効率化が期待できます。ぜひ参考にしてみてください！